Onboarding im Home Office

Wie neue Mitarbeiter während der Corona-Pandemie bei uns (durch)starten

Quelle: iStock.com/EmirMemedovski

Trotz der Corona-Krise nimmt die Zahl der Bewerber und Neueinstellungen bei uns nicht ab. Wir arbeiten aber bereits seit März im Home Office – wie können da neue Kollegen eingelernt und willkommen geheißen werden? Unser HR-Team hat sich hierfür allerlei einfallen lassen, damit das digitale Onboarding reibungslos funktioniert!

Der erste Arbeitstag: Für gewöhnlich verbringt man Stunden damit, das passende Outfit auszusuchen und überlegt sich, was man die Kollegen in der Mittagspause wohl alles fragen kann. Bringe ich mein eigenes Essen mit oder gehen wir wohl auswärts etwas holen? Wie sieht mein neuer Arbeitsplatz aus? Ob ich direkt am ersten Tag meinen Kaktus für den Schreibtisch mitbringen kann? All das fällt in Zeiten von Corona leider weg. Wir wollen, dass sich unsere neuen Kolleginnen und Kollegen trotz Home Office direkt willkommen fühlen – daher ist das digitale Onboarding besonders wichtig.

Der Welcome Day – das Unternehmen vom Sofa aus kennenlernen

„Seit Mitte März läuft bei uns alles komplett remote ab“, erklären Laura und Lorena aus unserer HR-Abteilung. „Sowohl die Vorstellungsgespräche als auch unser Welcome Day werden via Videokonferenz durchgeführt.“ Für den Welcome Day, der vor der Corona-Pandemie noch mit allen neuen Kolleginnen und Kollegen aller Standorte gemeinsam in Köln stattfand, schalten sich alle Newbies am ersten Arbeitstag des Monats um 10 Uhr in Zoom zu. Es gibt eine Kennenlern-Runde unter allen Teilnehmern und sogenannte Pair Interviews, bei welchen sich immer zwei neue Kollegen in einer Zoom Breakout-Session (einem virtuellen separaten Raum) zusammentun. Mit gezielten Fragen können sie so ihr Gegenüber genauer kennenlernen und sich anschließend in der großen Runde gegenseitig vorstellen.

Danach folgt die Unternehmenspräsentation, die in der Regel von unserem CEO Gerald persönlich durchgeführt wird. Anschließend versorgt Laura die Newbies mit allen wichtigen Informationen rund um den Arbeitsalltag – beispielsweise wie die Plattform Personio funktioniert, welche Benefits die Mitarbeiter nutzen können, woher sie ihr Jobticket bekommen, welche Kurse es in der Inhouse-Academy gibt und wie sie via Slack miteinander kommunizieren können.

Team Foto Zoom

Der digitale Welcome Day findet via Zoom statt. Foto: Newbies Juni 2020.

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„Wir hatten zunächst die Sorge, dass wir die Mitarbeiter nicht gut genug in das Unternehmen integrieren können,“ erklärten Laura und Lorena. „Aber bisher haben wir nur gutes Feedback erhalten – von Seiten der Newbies und der Teams. Das ist besonders schön, da bei uns vor allem ein gutes Teamgefühl großgeschrieben wird.“

Im Anschluss an die Einführungen des HR lernen die neuen Kolleginnen und Kollegen ihre Abteilungen kennen und treffen im ersten Schritt auf ihre Buddys und/oder Abteilungsleiter.

Nach dem virtuellen Welcome Day hat unser Team sich mit Newbie Jana per Videochat zusammengesetzt und erstmal eine kleine Kennenlernrunde veranstaltet. Dabei konnten wir auch gemeinsam den Laptop in Gang bringen, den wir vorher per Post verschickt hatten. Da wir verschiedene Tools wie Google Meet, Discord und Slack zur Verfügung haben und alle unsere Arbeitsunterlagen sowieso online gespeichert und verfügbar sind, war es gar kein Problem, sofort mit den ersten Aufgaben loszulegen.

(Svenja, Teamlead Preisvergleicher & Partner)

Nicht nur der Onboarding Prozess lief bei unserer Werkstudentin digital, sondern auch das gesamte Bewerbungsverfahren sowie die bisherige Zusammenarbeit. Das ist aus meiner Sicht eine sehr spannende Erfahrung, aber birgt natürlich die ein oder andere Herausforderung. Den intensiven Austausch und eine gute Struktur empfinde ich dabei als besonders wichtig.

(Martin, Teamlead Social Media)

Wohnzimmer statt Düsseldorf-Heerdt

In der Zeit „vor Corona“ fand der Follow Up Welcome Day in Düsseldorf statt. Auch dieser wurde nun in das heimische Wohn- oder Arbeitszimmer verlegt. Vertreter aller Teams stellen sich und ihre Arbeit den Neulingen in kurzen Präsentationen vor, seit Mai über zwei Tage verteilt. „Anders als beim analogen Follow Up Welcome Day ist die Aufmerksamkeitsspanne digital geringer – daher haben wir die Präsentationen auf zwei Tage verteilt. Aktuell stellen wir das Programm aber noch einmal komplett um und passen es noch besser an die Home Office Situation an“, erklärt Laura. Wir sind gespannt!

Immer up-to-date: auch vom Home Office aus

Jeden Monat findet das unternehmensweite Monthly statt. Hier haben die neuen Kolleginnen und Kollegen die Chance, sich allen Mitarbeitern standortübergreifend vorzustellen. Zudem erklärt jedes Team in einem kurzen Vortrag, woran es gerade arbeitet und es werden tagesaktuelle Fragen geklärt. Da auch hier ein Treffen während der Corona-Krise nicht möglich war, findet unser Cross-Site Remote Monthly nun über Google Meet statt. Dabei werden alle Newbies live zugeschaltet und sie können ein paar Sätze zu sich sagen.