Seit März 2020 arbeiten wir vorrangig im Home Office – wie können da neue Kollegen eingelernt und willkommen geheißen werden? Unser HR-Team hat sich hierfür allerlei einfallen lassen, damit das digitale Onboarding reibungslos funktioniert!
Der erste Arbeitstag: Für gewöhnlich verbringt man Stunden damit, das passende Outfit auszusuchen und überlegt sich, was man die Kollegen in der Mittagspause wohl alles fragen kann. Bringe ich mein eigenes Essen mit oder gehen wir wohl auswärts etwas holen? Wie sieht mein neuer Arbeitsplatz aus? Ob ich direkt am ersten Tag meinen Kaktus für den Schreibtisch mitbringen kann? All das fällt in Zeiten von Corona leider weg. Wir wollen, dass sich unsere neuen Kolleginnen und Kollegen trotz Home Office direkt willkommen fühlen – daher ist das digitale Onboarding besonders wichtig.
Der Welcome Day – das Unternehmen vom Sofa aus kennenlernen
„Seit Mitte März läuft bei uns alles komplett remote ab“, erklären Laura und Lorena aus unserer HR-Abteilung. „Sowohl die Vorstellungsgespräche als auch unser Welcome Day werden via Videokonferenz durchgeführt.“ Für den Welcome Day, der vor der Corona-Pandemie noch mit allen neuen Kolleginnen und Kollegen aller Standorte gemeinsam in Köln stattfand, schalten sich alle Newbies am ersten Arbeitstag des Monats um 10 Uhr in Zoom zu. Es gibt eine Kennenlern-Runde unter allen Teilnehmern und sogenannte Pair Interviews, bei welchen sich immer zwei neue Kollegen in einer Zoom Breakout-Session (einem virtuellen separaten Raum) zusammentun. Mit gezielten Fragen können sie so ihr Gegenüber genauer kennenlernen und sich anschließend in der großen Runde gegenseitig vorstellen.
Danach folgt die Unternehmenspräsentation, die in der Regel von unserem CEO Gerald persönlich durchgeführt wird. Anschließend versorgt Laura die Newbies mit allen wichtigen Informationen rund um den Arbeitsalltag – beispielsweise wie die Plattform Personio funktioniert, welche Benefits die Mitarbeiter nutzen können, woher sie ihr Jobticket bekommen, welche Kurse es in der Inhouse-Academy gibt und wie sie via Slack miteinander kommunizieren können.
Der digitale Welcome Day findet via Zoom statt. Foto: Newbies Juni 2020.
„Wir hatten zunächst die Sorge, dass wir die Mitarbeiter nicht gut genug in das Unternehmen integrieren können,“ erklärten Laura und Lorena. „Aber bisher haben wir nur gutes Feedback erhalten – von Seiten der Newbies und der Teams. Das ist besonders schön, da bei uns vor allem ein gutes Teamgefühl großgeschrieben wird.“
Im Anschluss an die Einführungen des HR lernen die neuen Kolleginnen und Kollegen ihre Abteilungen kennen und treffen im ersten Schritt auf ihre Buddys und/oder Abteilungsleiter.
Nach dem virtuellen Welcome Day hat unser Team sich mit Newbie Jana per Videochat zusammengesetzt und erstmal eine kleine Kennenlernrunde veranstaltet. Dabei konnten wir auch gemeinsam den Laptop in Gang bringen, den wir vorher per Post verschickt hatten. Da wir verschiedene Tools wie Google Meet, Discord und Slack zur Verfügung haben und alle unsere Arbeitsunterlagen sowieso online gespeichert und verfügbar sind, war es gar kein Problem, sofort mit den ersten Aufgaben loszulegen.
(Svenja, Teamlead Preisvergleicher & Partner)
Nicht nur der Onboarding Prozess lief bei unserer Werkstudentin digital, sondern auch das gesamte Bewerbungsverfahren sowie die bisherige Zusammenarbeit. Das ist aus meiner Sicht eine sehr spannende Erfahrung, aber birgt natürlich die ein oder andere Herausforderung. Den intensiven Austausch und eine gute Struktur empfinde ich dabei als besonders wichtig.
(Martin, Teamlead Social Media)
Trainings und Schulungen: Bestens gebrieft im Home Office
Neben der Vorstellung des Unternehmens und dem ersten Kennenlernen mit dem Abteilungsleiter und dem Team, stehen für die neuen Kolleginnen und Kollegen auch zahlreiche Trainings auf dem Programm. Damit der Welcome Day selbst nicht zu überladen ist, finden diese über den ersten Monat bei uns im Unternehmen verteilt statt – natürlich ebenfalls via Discord, Zoom oder Google Meet. Dazu zählen die Legal Schulung von der Rechtsabteilung, in welcher die Newbies über Themen aus dem Kartellrecht und Datenschutz informiert werden, die OKR Schulung in welcher ihnen auch die Vision und Mission der Firma vorgestellt werden sowie das Feedback-Training.
Die Newbies im April 2020.
Wohnzimmer statt Düsseldorf-Heerdt
In der Zeit „vor Corona“ fand der Follow Up Welcome Day in Düsseldorf statt. Auch dieser wurde nun in das heimische Wohn- oder Arbeitszimmer verlegt. Vertreter aller Teams stellen sich und ihre Arbeit den Neulingen in kurzen Präsentationen vor, seit Mai über zwei Tage verteilt. „Anders als beim analogen Follow Up Welcome Day ist die Aufmerksamkeitsspanne digital geringer – daher haben wir die Präsentationen auf zwei Tage verteilt. Aktuell stellen wir das Programm aber noch einmal komplett um und passen es noch besser an die Home Office Situation an“, erklärt Laura. Wir sind gespannt!
Immer up-to-date: auch vom Home Office aus
Jeden Monat findet das unternehmensweite Monthly statt. Hier haben die neuen Kolleginnen und Kollegen die Chance, sich allen Mitarbeitern standortübergreifend vorzustellen. Zudem erklärt jedes Team in einem kurzen Vortrag, woran es gerade arbeitet und es werden tagesaktuelle Fragen geklärt. Da auch hier ein Treffen während der Corona-Krise nicht möglich war, findet unser Cross-Site Remote Monthly nun über Google Meet statt. Dabei werden alle Newbies live zugeschaltet und sie können ein paar Sätze zu sich sagen.
So finden unsere Newbies das digitale Onboarding
Yannick aus dem Team Vendor Management
Doch wie gefällt den neuen Kolleginnen und Kollegen das digitale Kennenlernen bei uns? Fühlen sie sich willkommen und gut auf die Arbeit vorbereitet? Wir haben Yannick, Team Vendor Management (Düsseldorf) und Christian, Team Product Data (Köln), interviewt.
Wie war es für dich, von zu Hause aus in einem neuen Unternehmen anzufangen?
Yannick: Es ist natürlich schon etwas strange, neu in einem Unternehmen anzufangen, ohne die neuen Kollegen je live gesehen zu haben. Ich bin aber total happy, dass sich alle so toll um mich gekümmert haben und so offen für Fragen sind.
Christian: Ungewohnt und wesentlich unkomplizierter und positiver, als ich es erwartet hatte.
Hast du das Gefühl, trotzdem gut eingelernt worden zu sein?
Yannick: Absolut. Jeder in meinem Team hat mir von Anfang an das Gefühl vermittelt, jederzeit erreichbar und ansprechbar zu sein. Wir hatten in den ersten Wochen jeweils morgens und abends kurze Video Daylies und haben uns auch in der Zwischenzeit kontinuierlich per Video-Call ausgetauscht. Darüber hinaus habe ich einen tollen Onboarding-Plan erhalten, der einem die Orientierung zu Beginn erleichtert!
Christian: Ja, wobei das Einlernen natürlich nach einem Monat noch nicht abgeschlossen ist. 🙂
Was würdest du anderen Neulingen beim Onboarding empfehlen?
Yannick: Alle Kollegen sind wirklich sehr offen, locker und freundlich. Deswegen braucht man keine falsche Scheu zu haben, sondern kann auf alle zugehen – auch via Slack, Video-Call, usw. Insbesondere in der aktuellen Situation.
Christian: Alle Fragen sammeln und dann gebündelt beim Video-Call stellen, da man sich nicht einfach kurz zum Kollegen nebenan rüber lehnen und nachfragen kann.
Freust du dich schon darauf, deine Kollegen mal „in echt“ kennen zu lernen beziehungsweise hast du sie schon kennengelernt?
Yannick: Vereinzelt habe ich schon Kollegen kennengelernt, den Großteil aber natürlich noch nicht. Von daher freue ich mich natürlich sehr darauf, mal die Leute in Natura zu sehen!
Christian: Ja, definitiv. Ich habe das Gefühl meinen Mentor, mit dem ich seit Anfang an eng zusammenarbeite, bereits gut kennengelernt zu haben. Gleiches gilt für meinen Buddy.
Wie war der digitale Welcome Day für dich?
Yannick: Es wäre natürlich schöner gewesen, den Welcome Day im Office zu erleben. Aber in Anbetracht der aktuellen Situation muss ich sagen, dass der digitale Welcome Day super gelaufen ist – das hätte ich so gar nicht erwartet!
Christian: Gut organisiert und hilfreich!
Die Newbies im Mai 2020.