War Rooms im Projektmanagement bei real.digital

Teil 1/2: Wenn Glastrennwände zu Whiteboards werden

Wer Anfang des Jahres an den Meetingräumen unserer ersten und dritten Etage am Standort Köln vorbeikam, staunte nicht schlecht über das emsige Treiben in den Räumen: Unmengen von bunten Zetteln an der Wand, Schreibtische und Bildschirme bis in die letzte Ecke des Raumes platziert sowie viele technische Fachbegriffe, Skizzen und Ziffern auf die Trennscheiben geschrieben – eben dieser Anblick bot sich sowohl von unserer IT- als auch unserer Design-Abteilung (UX/UI), die ein paar der Meetingräume kurzerhand in War Rooms umwandelten.

Im zweiten Teil stellen wir euch die Arbeiten unsere UX/UI Teams vor.

Was ist ein War Room überhaupt?

 

Im War Room wird ohne Ablenkung gearbeitet.

Der englischsprachige Begriff bezeichnet ursprünglich eine militärische Kommandozentrale, in dem sich viele Menschen mit einer gemeinsamen Mission beschäftigen. Mittlerweile hat sich der Begriff auch in den Bereich des Projektmanagements integriert: Dort wird ein War Room als Arbeitsraum bezeichnet, in dem alle Beteiligten an einem Projekt zeitlich begrenzt, räumlich isoliert und fokussiert zusammenarbeiten – ohne Ablenkung durch das Tagesgeschäft. Dies hat den Vorteil, dass Kommunikationswege verkürzt werden und sich die gesamte Arbeitskapazität ausschließlich auf beispielsweise eine bestimmte Lösungsfindung – oder, um im ursprünglichen Sprachgebrauch zu bleiben – auf eine Mission konzentriert.

 

Vorteil der War Rooms ist, dass man sich ohne Ablenkung durch das Tagesgeschäft gesammelt über einen längeren Zeitraum auf ein konkretes Problem konzentriert. Da alle Teilnehmer an einem Problem arbeiten ist auch der Wissensaustausch sehr hoch. Zusätzlicher Vorteil ist, dass hier Leute miteinander arbeiten, die sonst wenig bis keine Kontaktpunkte haben.

Bernhard Spielmann (Director Engineering)

Die Mission unserer IT-War Rooms

 

Unsere Engineers hatten es sich in den War Rooms zum Ziel gesetzt, einen Weg zu finden, alle Teile der komplexen real.de-Applikation, von der Website bis zum Backend, gleichzeitig und ohne Beeinträchtigungen auf die PHP Version 7.3 und MySQL Version 5.7 zu upgraden. Dazu war es zunächst erforderlich, einen Status Quo beziehungsweise einen Kompatibilitätsstatus des aktuellen Systems zu erhalten und einen Weg zu definieren, wie die Upgrades im Anschluss an die War Rooms ohne Komplikationen durchgeführt werden können.

Ihr wollt mehr über unser Tech Team erfahren? Auf unserer Tech-Seite findet ihr mehr Infos.

Die Durchführung der Mission

 

Das UX/UI Team folgte mit einem eigenen War Room.

In den War Rooms kamen dafür Mitarbeiter aus unterschiedlichen Fachbereichen der IT zusammen. Dadurch wurde sichergestellt, dass die Interessen aller Bereiche gleichmäßig vertreten waren und die notwendigen Fachkenntnisse für die einzelnen Teile der zu analysierenden Applikation zur Verfügung standen. Bernhard erklärt uns: „Wir haben zu Beginn der War Rooms über die Zielvorgabe gesprochen und grobe Schritte zu ihrer Erreichung festgelegt. Somit konnten wir von Anfang an in dieselbe Richtung laufen. Auch Entscheidungen und Priorisierungen fielen viel leichter, weil das Ziel klar definiert wurde.“. Innerhalb der War Rooms arbeiteten alle Teilnehmer extrem fokussiert zusammen und konnten daher schnelle sowie ergebnisorientierte Entscheidungen zur Erfüllung der Mission treffen.

Ein Arbeitsformat mit Zukunft bei real.digital

 

In einer anschließenden gemeinsamen Retrospektive wurden die War Rooms als sehr positiv von den Teilnehmern und die Ergebnisse als produktiv bewertet. Beste Voraussetzungen also, dieses Arbeitsformat in Zukunft für bestimmte Aufgaben und Projekte zu wiederholen.

Für Anna, Software Developerin, war die Arbeit im War Room spannend und sie nimmt daraus viele positive Erfahrungen mit: „Es war auf jeden Fall gut und ich würde es jedem empfehlen. Es ist ein guter Weg auch mal mit anderen Kollegen zu arbeiten ohne gleich das Team zu wechseln.“ Weiterhin betont sie, dass vor allem die Isolierung vom Tagesgeschäft sowie die räumliche Trennung dabei hilft, den Fokus für die Zielerreichung zu behalten.

Auch Bernhard ist zufrieden mit dem Verlauf und er stellt fest, dass der Fokus und die Ergebnisorientierung wichtige Motivatoren für sein Team waren: „Der Wunsch ist es daher, diese Form des Arbeitens über die War Rooms hinaus zur Alltäglichkeit zu machen um die positiven Effekte jeden Tag zu spüren.“

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