War Rooms im Projektmanagement bei real.digital, Teil 2

Die Eliminierung der Asynchronität

Im Zweiten Teil unseres War Room-Beitrags erfahrt ihr, wie das Arbeitsformat War Room in unserer Design-Abteilung genutzt und umgesetzt wurde.

Wie der War Room unserer IT ablief, erfährst du im ersten Teil. Hier klicken! 

Kleiner Rückblick

Ursprünglich kommt der Begriff War Room aus dem englischen Sprachgebrauch und bezeichnet eine militärische Kommandozentrale, in der sich Menschen mit einer gemeinsamen Mission beschäftigen. Ähnliches gilt für das Abhalten eines War Rooms im Bereich des Projektmanagements. So organisierten im ersten Quartal 2019 sowohl unsere IT- als auch unsere UX/UI-Abteilung ihre eigenen War Rooms zu bestimmten Projekten in einigen unserer Meetingräume. Dort konnten sich die dafür zusammengestellten Teams über verschiedene Fachbereiche hinweg ohne Ablenkung durch das Tagesgeschäft und innerhalb eines definierten Zeitrahmens fokussiert einer bestimmten Problemlösung widmen.

Das Ziel der Design-War Rooms

Designer und Frontend-Entwickler arbeiten an einer gemeinsamen Lösung

Im zweiten War Room kamen Designer und Frontend-Developer aus unterschiedlichen Produktteams zusammen, um sich innerhalb von zwei Wochen der Erstellung einer Pattern Library zu widmen. Zudem sollten alle aktuellen Design-Elemente (zum Beispiel ein Button der Website) als nutzbarer Code vorhanden sein. Für die Zukunft sollte sowohl für die Designer als auch für die Entwickler ein noch konsistenteres und effizienteres Arbeiten möglich gemacht werden.

Unser Head of UX Design, Dennis, erklärt uns: „Wir schlugen uns seit geraumer Zeit mit einer fehlenden Synchronität zwischen Design und Frontend herum. Das bedeutet es gab einige Komponenten zwar in unserer Design Library aber nicht als für unsere Entwickler nutzbaren Code. In einigen Projekten war dies ein ziemlicher Showstopper aber das Tagesgeschäft lies es nicht wirklich zu uns konsequent diesem Problem zu widmen. Daher entschlossen wir uns, die Asynchronität in einem für uns komplett neuen Format – dem War Room – zu eliminieren.“

Was ist eine Pattern Library?

Eine Pattern Library ist eine Sammlung von Styles, Komponenten und den damit verbundenen Regeln zum Einsatz der Pattern. Sie gewährleistet ein gemeinsames Verständnis der Gestaltung und verbessert gleichzeitig die User Experience, da Probleme stets durch gleiche Lösungsansätze angegangen werden. Insgesamt optimiert eine zentrale Dokumentation die Konsistenz einer Applikation sowie in weiteren Bereichen die Designkompetenz innerhalb eines Unternehmens. Dazu gehören beispielsweise das Onboarding neuer Designer oder eine leichte Erstellung von Wireframes oder Clickdummies.

Wie verlief der War Room?

Frei von Ablenkungen lässt es sich im War Room besonders fokussiert arbeiten.

Im Vorfeld wurde mit allen betroffenen Produktteams abgeklärt, dass die Designer und Frontendler für die Zeit des War Rooms für das Tagesgeschäft nicht zur Verfügung stehen werden. So galt die volle Aufmerksamkeit dem War Room – ganz ohne Ablenkung. Nachdem ein großer Meetingraum für zwei Wochen mit dem nötigen Equipment ausgestattet wurde, konnten die Teilnehmer auch schon mit ihrer Arbeit beginnen.

Die Arbeit verlief sehr plakativ und transparent – so wurde zum Beispiel ein großes „Kanban-artiges” Board mit den verschiedenen Prozessschritten der jeweiligen Komponente an der Wand mit Klebeband und Zetteln angebracht. So war zu jeder Zeit ersichtlich in welcher Entwicklungsphase sich die jeweilige Komponente befand. Zudem wurden regelmäßig sogenannte Quality Checks, also Feedback-Runden, abgehalten, bei denen die Designer ihre Pattern allen Teilnehmern vorstellten. Anschließend wurden diese in großer Runde aus Design- und Frontend-Perspektive auf ihre technische und ästhetische Qualität geprüft.

Es wurde teilweise sehr intensiv diskutiert, was aber zum Schluss zu einer bestmöglichen Qualität geführt hat.

(Dennis Groschke, Head of UX Design)

 

Danach erfolgte die technische Umsetzung der Frontend Developer, die wiederum ihre Ergebnisse in den finalen Quality Checks vorstellten. Dieser Prozess lief so lange ab, bis beide Seiten mit der Qualität zufrieden waren.

Nach der ersten Woche ließen alle Teilnehmer gemeinsam das Vorgehen zusammen mit den gewonnenen Erfahrungen Revue passieren. Daraufhin wurde die Arbeitsweise für die zweite Woche entsprechend optimiert.

Auch für unsere Designer sind War Rooms ein Arbeitsformat mit Zukunft

Genauso begeistert wie die IT-Abteilung von dem Arbeitsformat War Room ist, so angetan ist auch die Design Abteilung. Alle Kollegen waren motiviert und fokussiert und so ist es nicht verwunderlich, dass auch der War Room für das Design seine Mission erfüllt hat – alle Design-Pattern befinden sich nun wie geplant in einer Sketch-Library und existieren als nutzbarer Code.

Der War Room ist eine sinnvolle Methode, das interdisziplinäre Arbeiten zu fördern und hat allen Beteiligten gezeigt, dass ein gemeinsames Ziel schneller erreicht werden kann, wenn Kommunikationswege verkürzt und Entscheidungen effektiver getroffen werden können.

(Nils Hoffmann, UX Designer)

 

Beide Abteilungen wollen diese Art des Projektmanagement künftig für bestimmte Projekte wiederholen.

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