Erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeiter

Unternehmen, die in ein durchdachtes Onboarding neuer Mitarbeiter investieren, werden von ihnen mit hoher Zufriedenheit und Loyalität belohnt. Wir erklären, wie ein Onboarding-Prozess aufgebaut sein sollte und wie wir selbst dabei vorgehen.  

1. Was ist Onboarding?

Der erste Eindruck zählt – diese Weisheit gilt nicht nur bei privaten Bekanntschaften, sondern auch im beruflichen Umfeld. Einen ganz besonders hohen Stellenwert sollte in jedem Unternehmen daher das Onboarding einnehmen. Denn hier gilt es, bei den neuen Mitarbeitern einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen, sie auf ihre Aufgaben angemessen vorzubereiten und damit die Weichen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu stellen.

2. Warum das Onboarding so wichtig ist

Der erste Tag in einem neuen Unternehmen ist für Mitarbeiter besonders spannend und aufregend: Man lernt neue Leute kennen und muss sich erst einmal in der fremden Umgebung zurechtfinden. Nervosität und vielleicht sogar Unsicherheit sind da bei dem ein oder anderen Neuankömmling vorprogrammiert.

Ein gut organisiertes Onboarding-Konzept hilft dabei, diese anfänglichen Hürden zu nehmen und die neuen Mitarbeiter von Beginn an zu motivieren. Dabei ist es wichtig, die „Neuen“ nicht voreilig zum Arbeiten zu drängen. Vielmehr sollen sie sich willkommen fühlen und in Ruhe das Unternehmen kennenlernen. Am ersten Tag ist es daher sinnvoll, die Neuankömmlinge in lockerer Runde mit der Unternehmensstruktur, der Unternehmenskultur sowie den internen Prozessen vertraut zu machen.

Neben der Mitarbeiter-Bindung wirkt sich ein durchdachtes Konzept zur Eingliederung außerdem auf ein positives Unternehmens-Image aus. Ein weiterer Vorteil: Das strukturierte Einarbeiten unterstützt ein effizientes Zeitmanagement der involvierten Mitarbeiter, da anfallende Aufgaben vordefiniert sind und zielgerichtet bearbeitet werden können.

3. Die drei Phasen des Onboarding

Ein strukturierter Onboarding-Prozess teilt sich in drei Phasen mit unterschiedlichen Schwerpunkten auf. Diese sollten für einen geregelten Ablauf eingehalten werden.

Phase 1 – Preboarding

Das Preboarding beginnt mit der Unterschrift des Arbeitsvertrags, also noch bevor die neuen Mitarbeiter überhaupt im Unternehmen anfangen. Hierbei geht es darum, den zukünftigen Mitarbeitern sämtliche Informationen zukommen zu lassen, die anfängliche Fragen beantworten und eventuelle Unsicherheiten nehmen. Dies kann beispielsweise ein Ablaufplan des ersten Arbeitstages sein oder ein Raumplan, der ihnen dabei hilft, sich in den Räumlichkeiten schnell zurechtzufinden.

Zudem sollten die Mitarbeiter ab der Vertragsunterzeichnung eine feste Ansprechperson haben, die Fragen auch schon vor dem aktiven Arbeitsantritt zeitnah beantwortet. Dies unterstützt die Bindung der neuen Mitarbeiter an das Unternehmen und hilft dabei, die Nervosität bereits vor dem ersten Arbeitstag zu mindern oder bestenfalls vollständig zu nehmen. So assoziieren die Mitarbeiter den neuen Job bereits im Vorfeld mit positiven Gedanken.

Im Unternehmen selbst werden während der Preboarding-Phase die Arbeitsplätze vorbereitet, entsprechende Tools und Accounts eingerichtet und die Kollegen an den Schnittstellen der neuen Mitarbeiter über die neuen Mitarbeiter informiert.

Phase 2 – Begrüßung

Es ist soweit: Die neuen Mitarbeiter bestreiten den ersten Arbeitstag. Hier sollen die Neuankömmlinge erst einmal die Möglichkeit bekommen, sich im Unternehmen zu akklimatisieren und sich mit den neuen Kollegen auszutauschen. Hier steht die Wertschätzung der neuen Kollegen an erster Stelle.

Phase 3 – Einführung

In den folgenden Wochen oder Monaten werden die neuen Mitarbeiter langsam mit ihren Aufgaben vertraut gemacht, klare Ziele vorgegeben und stetig in die Unternehmenskultur eingegliedert. Feedbackgespräche mit Kollegen und Vorgesetzten helfen dabei, den Fortschritt aufzuzeigen und eventuell aufkommende Schwierigkeiten aus dem Weg zu räumen.

4. Onboarding am ersten Tag

Ab dem ersten Tag beginnt der aktive Eingliederungsprozess der neuen Kollegen. Dabei gilt es, diese in aller Ruhe ankommen zu lassen. Die Arbeit sollte zunächst also noch warten. Stattdessen sollte den neuen Kollegen

• das Unternehmen gezeigt werden.
• die verschiedenen Abteilungen vorgestellt werden.

So lernen sich Neuankömmlinge und bestehende Mitarbeiter ungezwungen kennen oder haben die Möglichkeit, die neuen Gesichter zumindest schon einmal grob zuordnen zu können. Erst wenn unternehmensinterne Abläufe geklärt sind und die Mitarbeiter sich untereinander kennengelernt haben, ist es Zeit, die neuen Kollegen langsam mit ihrem Arbeitsplatz, den benötigten Tools und Aufgaben vertraut zu machen.

5. So gestalten wir das Onboarding am ersten Tag

Dem hohen Stellenwert des Onboarding sind auch wir uns bewusst, weshalb wir ein Konzept entwickelt haben, das unseren neuen Kollegen einen angenehmen Start ermöglichen soll.

Dazu veranstalten wir am jeweils ersten Arbeitstag im Monat unseren Welcome Day, an dem die neuen Mitarbeiter unserer Standorte in Darmstadt, Düsseldorf und Köln gemeinsam alle nötigen Infos zum Unternehmen erhalten.

Der erste Tag beginnt mit einem gemütlichen Frühstück am Standort Köln. Im Zusammensein mit dem HR-Team können hierbei sämtliche Fragen ungeniert gestellt und beantwortet werden. Gleichzeitig lernen sich die Teilnehmer bereits untereinander kennen und erfahren Näheres zu sämtlichen unserer After-Work-Freizeitaktivitäten, denen sie sich anschließen können. Eine Präsentation über das Unternehmen zeigt zudem unsere Werte auf, wie wir aufgebaut sind und inwieweit jeder einzelne zum Erfolg beiträgt.

Unsere Mission ist ja, unseren Kunden ein rundum gelungenes Einkaufserlebnis zu schaffen – jede Abteilung leistet einen Beitrag dazu und das möchten wir transparent machen und den neuen Mitarbeitern zeigen, wie sie an unserem Unternehmenserfolg beteiligt sind.

(Laura, Human Resources)

Ein anschließender Rundgang durch die verschiedenen Büroräume verschafft den neuen Kollegen einen ersten Überblick und hilft ihnen, sich zurechtzufinden.

Am Arbeitsplatz selbst finden neue Mitarbeiter eine ausgedruckte Übersicht mit benötigten Zugangsdaten und Dokumentationen zur Personalisierung der E-Mail-Signatur und weiteren Vorgängen.

6. Vorbereitung neuer Arbeitsplätze

Der fertig eingerichtete Arbeitsplatz zählt zu den Schlüsselelementen eines erfolgreichen Starts der neuen Mitarbeiter. Dabei sollten sowohl alle technischen als auch softwareseitigen Belange so weit organisiert sein, dass der neue Mitarbeiter problemlos mit seinen Aufgaben starten kann. Komplikationen wie Schwierigkeiten beim Login in Accounts oder gar fehlendes Equipment trügen den ersten Eindruck, hemmen die Produktivität und können die Motivation der frisch eingestellten Mitarbeiters mindern. Eine schlechte Vorbereitung könnte der neuen Verstärkung im schlimmsten Fall Anlass zur Kündigung geben.

Im Umkehrschluss fördert eine vollständig eingerichtete Arbeitsumgebung ein positives Onboarding und produktives Arbeiten. Um das Einrichten neuer Arbeitsplätze zu erleichtern, empfiehlt sich eine Checkliste, die auf jede Position hin abgestimmt ist und sämtliche Software, Logins und Hardware aufzählt, die der neue Mitarbeiter benötigt.

Checkliste für die Einrichtung eines neuen Arbeitsplatzes:

• Wo wird der Mitarbeiter sitzen?
• Ist ein Schreibtisch und Stuhl vorhanden?
• Steht die entsprechende Hardware bereit?
• Ist sämtliche Software eingerichtet und einsatzbereit?
• Funktionieren die Logins zu den Accounts, die benötigt werden?
• Ist ein Pate festgelegt?
• Sind sämtliche Arbeitsunterlagen vorbereitet?
• Liegt ein kleines Willkommensgeschenk bereit? (optional)

7. Kontinuierliches Onboarding nach dem ersten Tag

Damit sich neue Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz dauerhaft wohlfühlen, spielen Einarbeitung und soziale Integration eine außerordentlich wichtige Rolle. Die Neuen sollen nicht nur am ersten Tag erhöhte Aufmerksamkeit erhalten, sondern auch noch danach.

Effektive Möglichkeiten zur Einarbeitung sind:

• Persönliche Ansprechperson/Paten bei allen anfallenden Aufgaben stellen
• Ausführliche Führung und Vorstellung relevanter Abteilungen und Ansprechpersonen für den neuen Mitarbeiter
• Kurzes Gespräch mit dem zuständigen Supervisor einplanen

Während dieser Zeit ergeben sich zudem ideale Gelegenheiten zum gegenseitigen Austausch zwischen den Kollegen auf persönlicher Ebene. So können die Angestellten mehr über sich erfahren und den kollegialen Zusammenhalt fördern. Das trägt zum Wohlfühlfaktor der neuen Mitarbeiter bei und stärkt zudem das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen.

8. Feedback sammeln: Nach dem Onboarding ist vor dem Onboarding

Nach ungefähr 90 Tagen ist der Onboarding-Prozess meist abgeschlossen. Die neuen Mitarbeiter sollten nun mit allen relevanten unternehmensinternen Prozessen vertraut sein, sämtliche direkte Kollegen kennengelernt und die täglichen Aufgaben verinnerlicht haben.

Beste Gelegenheit, um Feedback der frisch eingearbeiteten Kollegen einzuholen:

• Wie wurde der gesamte Prozess empfunden?
• Was lief gut?
• Wo gab es Schwierigkeiten?

Eine anonyme Umfrage hilft dabei, ehrliche und hilfreiche Antworten zu erhalten.

Diesen wertvollen Rückmeldungen sollte unbedingt Beachtung geschenkt werden und dienen für zukünftige Optimierungsprozesse. Schließlich profitieren nachfolgende Neueinstellungen enorm von den gemachten Learnings. So ergibt sich mit der Zeit das perfekte, individuell auf das Unternehmen abgestimmte Onboarding-Konzept.

9. So entwickeln wir den Onboarding-Prozess stetig weiter

Hinter unserem Onboarding-Konzept stecken Erfahrungen aus zahlreichen vorangegangenen Maßnahmen des An-Bord-Nehmens. Angefangen hat unser HR-Team mit einer Infoveranstaltung über das Unternehmen am ersten Tag inklusive der Vorstellung durch einen Geschäftsführer mit anschließendem Rundgang.

Mittlerweile haben wir den Prozess so optimiert, dass der persönliche Austausch am ersten Arbeitstag im Vordergrund steht.

Tiefgreifende Informationen folgen an einem separaten Follow-up-Termin in Düsseldorf. Auf einen Arbeitstag verteilt, erfahren unsere „Neuen“ hier mehr über Zuständigkeitsbereiche einzelner Personen, Aufgaben der verschiedenen Abteilungen und welche Schnittstellen es zu anderen Teams gibt.

Dabei gilt: Was gut läuft, wird beibehalten. Fallen hingegen Lücken auf oder klappt etwas nicht so wie geplant, wird an entsprechender Stelle nachgebessert. Dabei greift unser HR-Team auf das Feedback von allen Beteiligten der Einführungsveranstaltung zurück.

Der komplette Onboarding-Prozess ist für uns wirklich ein lebendes Projekt, das sich immer weiterentwickelt. Wir sagen nicht: Wir sind fertig, das bleibt jetzt so, sondern wir holen immer wieder Feedback ein und setzen es auch schnell um – es gibt eigentlich jeden Monat Verbesserungen.

(Laura, Human Resources)

10. Fazit

Um Mitarbeiter erfolgreich an das Unternehmen zu binden, ist ein durchdachtes Onboarding unerlässlich. Es hilft dabei, neue Mitarbeiter strukturiert in das Unternehmen einzugliedern und einen effizienten Arbeitsablauf beizubehalten.

Neben den organisatorischen Belangen spielt ebenso die persönliche Komponente eine überaus wichtige Rolle. Denn nur wer sich wohlfühlt, zeigt auch hohe Einsatzbereitschaft und Loyalität. Zur Erfolgsmessung des Onboarding sollten Feedbackgespräche und Umfragen herangezogen werden.