Gutes Essen, leckere Cocktails und lange Gespräche mit der Kollegschaft – der gemeinsame Jahresabschluss in Form einer großen Weihnachtsfeier ist für alle Mitarbeiter ein echtes Highlight. Der ungezwungene Austausch in stimmungsvoller Atmosphäre und eine ausgelassene Party mit kleinen Überraschungen sind seit jeher fest in unserer Firmenkultur verankert. Doch 2020 ist alles anders als die Jahre davor – nach den zunehmenden Fallzahlen stand fest, dass eine große Party mit 500 Leuten undenkbar wäre. Doch die beliebte Weihnachtsfeier ausfallen lassen? Für uns und insbesondere für unsere Eventmanagerin Tina keine Option. Trotz oder gerade wegen Corona wünschten sich alle, das Jahr gemeinsam mit einem schönen Fest ausklingen zu lassen. Eine Lösung musste her – eine digitale Weihnachtsfeier!
Die Planung: Wie organisiert man eine digitale Party?
Tina leitet das Team Eventmanagement und ist damit Hauptverantwortliche für unter anderem das reibungslose Gelingen des e-Commerce Days. Doch auch alle internen Firmenpartys wie das Sommerfest und eben auch die jährliche Weihnachtsfeier werden von ihr und ihrem Team organisiert und durchgeführt. Für das Team stand dementsprechend schnell fest, dass es 2020 eine digitale Weihnachtsfeier geben wird – mit allem, was auch sonst dazugehört! Die Grundidee: Jedes Teammitglied bekommt vorab ein Paket mit weihnachtlichen Überraschungen und Leckereien zugeschickt. Diese werden dann gemeinsam – aber jeder für sich zu Hause – ausgepackt und verköstigt.
Doch 500 Kolleginnen und Kollegen in einem Zoom-Meeting versprechen wohl eher Chaos als anregende Gespräche und eine entspannte Atmosphäre. Die Idee des Eventmanagement-Teams war es deswegen, verschiedene Mottopartys zu organisieren, Päckchen mit unterschiedlichen thematischen Schwerpunkten zu verschicken und die Teammitglieder so nach Interessen aufzuteilen. Alle Mitarbeiter konnten sich bereits vorab für eines von sechs Mottos entscheiden – von Weinverkostung über Cocktailkurs bis hin zu der ultimativen Christmas-Fanparty.
Ich habe mir zu Beginn der Planung die digitalen Angebote für Weihnachtsfeiern angesehen – von Weinprobe über Beertasting ist die Auswahl für digitale Firmenevents mittlerweile wirklich groß. Doch nur ein Event war uns nicht spannend genug: Deswegen haben wir beschlossen, verschiedene Angebote miteinander zu kombinieren und durch viele eigene Ideen zu ergänzen. Eine individuellere Weihnachtsfeier hat dieses Jahr wohl kein Unternehmen!
(Tina, Teamleiterin Eventmanagement)
Wie in Santas Werkstatt: die Vorbereitungen
Über 500 Mitarbeiter sollten pünktlich zum X-mas Bash ihr Überraschungspaket erhalten. Deswegen waren Tina und ihr Team ganze drei Tage damit beschäftigt, alle Pakete zusammenzustellen und zu verschicken. Nicht nur der Arbeitsaufwand war enorm: Auch logistisch war das Packen von über 500 Paketen eine kleine Herausforderung. Schließlich musste sichergestellt werden, dass jeder sein favorisiertes Paket erhält und damit an der Mottoparty teilnehmen kann.
Unsere Weihnachtswichtel beim Packen von über 500 Überraschungspaketen.
Generell ist die Planung eines digitalen Events genauso komplex wie die Organisation einer physischen Weihnachtsfeier. Zwar fallen Aspekte wie Raumbuchung und Catering weg, dafür waren das Packen der Kisten und die organisatorische Planung des Ablaufes über Zoom sehr zeitintensiv.
(Tina, Teamleiterin Eventmanagement)
Im Laufe der zweiten Dezemberwoche trudelten – trotz Coronafall bei DHL – dann die liebevoll gestalteten Pakete bei der Wohnadresse aller Teammitglieder ein.
Get the party started
Pünktlich nach Feierabend ging es dann auch schon los – zunächst im großen Zoom-Plenum mit der gesamten Belegschaft: Nach einer kurzen Einführung von Eventmanagerin Tina übernahm Santa höchstpersönlich die Führung und leitete uns durch die verschiedenen Programmpunkte des Abends.
Den Anfang machte wie auf jeder Weihnachtsfeier unser Geschäftsführer Gerald, der in einer kurzen Rede unsere gemeinsamen Erfolge des Jahres 2020 zusammenfasste. Schließlich konnten wir dieses Jahr das Erreichen eines ganz besonderen Zieles feiern: Erstmalig in der Firmengeschichte haben wir es geschafft, die magische Hürde von einer Milliarde Euro GMV zu überschreiten – ein echter Meilenstein für alle! Um das gebührend zu würdigen, zeigte uns Santa im Anschluss an Geralds Rede ein kurzes Video, in dem langjährige Teammitglieder, die unser Unternehmen schon von Anfang an begleiten, zu alten Schnappschüssen und der Geschichte dahinter befragt wurden.
Im Anschluss ging es dann in Gruppen in die Zoom-Breakoutsessions, wo sowohl der passionierte Biertrinker oder die leidenschaftliche Weinexpertin als auch alle absoluten Weihnachtsenthusiasten auf ihre Kosten kamen. Das Bier- und Weintasting sowie der Cocktailkurs wurden dabei von Profis geleitet, die uns in 45 Minuten ihr pralles Wissen auf spannende Art und Weise vermittelten und uns durch die Sessions führten.
Profis am Werk: Weintasting und Cocktailkurs mit den gebuchten Experten.
In unserem Cocktailkurs herrschte von Anfang an eine sehr ausgelassene Stimmung. Fabian von der Oliviera Barschule zeigte uns nicht nur, wie man leckere Drinks zaubert, sondern verriet uns auch, wie man mit Shaker, Barlöffel und Cocktailglas eine gute Figur macht.
(Julia, Redaktion)
Hinzu kamen drei Mottopartys, die vom Eventmanagement Team selbst organisiert und moderiert wurden: In den Themengruppen Christmas, SciFi und Color konnten sich Mitarbeiter den Quizfragen der Moderatoren stellen und mit etwas Glück einen kleinen Preis gewinnen. Die Atmosphäre in allen Sessions war durch die Aufteilung in Kleingruppen sehr entspannt und gelöst, genau wie auf einer physischen Party.
Quizstunde in der Christmas- und in der SciFi-Breakoutsession
Und auch Kulinarisches darf auf einer klassischen Weihnachtfeier auf keinen Fall fehlen: Alle Mitarbeitenden bekamen vorab einen Lieferando-Gutschein zugeteilt, sodass sie sich am Abend der Weihnachtsfeier ihr Lieblingsessen direkt vor die Haustür bestellen konnten – Corona erfordert nun mal kreative Lösungen! Statt Braten, Knödeln und Weihnachtsgans hieß das damit für die meisten von uns dieses Jahr eher Pizza, Thailändisch und Pasta, die statt im schicken Weihnachtsdress bequem zu Hause in Jogginghose auf der Couch geschlemmt werden konnten.
Am Ende des offiziellen Teils war dann, wie auch auf physischen Partys, Networking dran. Hierzu standen in Zoom jede Menge Sessions bereit, die sich perfekt für den privaten Austausch oder das bessere Kennenlernen eigneten. Und wer nach Weintasting, Bierprobe und Cocktailkurs immer noch nicht genug hatte, konnte bei diversen Trinkspielen sein Können (oder eben nicht) unter Beweis stellen.
Dank der perfekten Vorbereitungen, die auch das ein oder andere technische Problem im Nu in Luft auflösten, hatten wir alle einen entspannten und sehr gelungenen Abend. Wir bedanken uns bei Tina und ihrem Team für die aufwendige Organisation, die spannenden Programmpunkte und die gelungene Durchführung unserer ersten (aber hoffentlich auch letzten) digitalen Weihnachtsfeier!