Digitales Onboarding in Zeiten der Pandemie

Quelle: iStock.com/Tzido

Besondere Umstände erfordern besondere Maßnahmen: Aufgrund der Corona-Pandemie hat unsere HR-Abteilung ein digitales Onboarding-Konzept entwickelt, das den Newbies außerhalb vom Büro den perfekten Start im Unternehmen ermöglicht. Hier erfahrt ihr, wie der neue Onboarding-Prozess ankommt!

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Aus der Not wird eine Tugend

Üblicherweise trafen sich vor der Pandemie zum Unternehmensstart alle neuen Kolleginnen und Kollegen jeglicher Standorte gemeinsam am Kölner Hauptsitz, um mithilfe von Kennenlern-Runden, Workshops und Schulungen einen geführten Start in das neue Unternehmen zu erhalten. Seit März 2020 findet jener Onboarding-Prozess für die neuen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen jedoch zwangsläufig online statt. Vom Vorstellungsgespräch über den Welcome Day bis hin zur Einarbeitung – jede einzelne Etappe ist für die Newbies in digitaler Form ausgestaltet.

Das digitale Onboarding beginnt schon mit der Bewerbung, denn auch das Vorstellungsgespräch fand in Form eines Videomeetings statt. Als nächste Schritte folgten:

  •  Die digitale Vertragsunterschrift
  •  Abfragen des Ausstattungsbedarfs für den flexiblen Arbeitsplatz (Laptop, Bildschirm, etc.), sodass die Hardware rechtzeitig versendet oder im Büro abgeholt werden kann
  • Unsere HR-Abteilung organisiert einen Buddy zur Orientierung, der nicht aus dem Team des Newbies ist und ihm für die ersten drei Monate bei allen Fragen zur Seite steht

Kristina (Tech Recruiterin) ist im Juni im Unternehmen digital gestartet und erzählt uns:

Es ist alles super organisiert. Die Technik kommt rechtzeitig an und man muss eigentlich nur seinen Laptop aufklappen, sich in Zoom einloggen und von da an wird man an die Hand genommen.

(Kristina, HR)

Kristine, Tech Recruitment

Du bist bereits Teil des Unternehmens und willst auch Buddy werden?

Teilnehmen kann jedes Team-Mitglied, das Lust hat, an diesem Programm und der Unternehmensentwicklung mitzuwirken, seine Mentorfähigkeiten zu erweitern und die Newbies in ihren ersten Monaten zu unterstützen.

Lies hier, was es heißt, ein Buddy zu sein!

Der weitere Prozess gestaltet sich folgendermaßen:

  • Welcome Day: für die soziale Integration ins Unternehmen und in das Team gibt es Kennenlernrunden, Unternehmenspräsentation, Treffen der neuen Kolleginnen und Kollegen, Buddies und Abteilungsleiter.

„Die Technik wurde perfekt ausgenutzt. Google Meet, Zoom, Discord oder Slack – dank dieser Tools wurden kleine Kennenlern-Runden (Breakout-Sessions) gebildet, bei denen wir auch im kleinen Kreis miteinander reden konnten. Gerade das fand ich gut, denn im großen Kreis mit allen Newbies ist man ja vielleicht doch anfänglich auch etwas schüchtern“, so Kristina weiter. Nele (Event-Team, Marktplatz Management) startete ebenfalls im Juni und meint: „Man hatte immer das Gefühl, dass man alles fragen kann, und so fühlte ich mich einfach gut aufgehoben und willkommen.“

  •  Follow Up Welcome Day sowie Trainings und Schulungen über den ersten Monat: zur Einarbeitung und Orientierung in unterschiedlichen Themengebieten wie Kartellrecht und Datenschutz, Feedback-Training, Information Security Training und zur Vision und Mission des Unternehmens.

„Die allgemeinen Schulungen waren sehr umfangreich und haben einen guten Rundumschlag über alle Abteilungen geboten. Man bekommt exklusives Hintergrundwissen darüber, wie ein Marktplatz funktioniert. Außerdem konnte man dadurch bereits Kontakte knüpfen“, erzählt Nele. Bei den Team Presentations zum Beispiel wird ein fiktiver Kunde auf seiner Reise durch unseren Marktplatz begleitet. Anhand seiner Customer Journey stellen sich dann die entsprechenden Abteilungen und Teams vor und erklären, wie sie zur Kundenzufriedenheit beitragen.

Erfahrt in diesem Beitrag genau, wie der Remote-Onboarding-Prozess funktioniert.

Die Chancen und Herausforderungen des digitalen Onboardings

Im Vergleich zum Onboarding vor Ort birgt die digitale Form sowohl Vorzüge als auch Herausforderungen. Nele empfand es beispielsweise als angenehm, dass sie sich für den ersten Tag nicht auch noch Gedanken über den Arbeitsweg machen musste. Auch Kristina war erleichtert, dass der Pendelstress wegfiel und sie entspannt vom eigenen Zuhause aus starten konnte.

„Per Video ist es natürlich immer etwas schwieriger, authentisch rüberzukommen im Vergleich dazu, wenn man sich in echt begegnet“, erzählt Nele. „Es gehen zwangsläufig Emotionen verloren und auch das typische Pausengespräch auf dem Weg zur Kaffeemaschine im Büro findet nicht statt. Aber dafür gab es kurze digitale Kaffeepausen, in denen man sich austauschen und Kontakte knüpfen konnte“, erzählt sie weiter. „Das Soziale muss weiterhin gepflegt werden und das wird auch im Unternehmen gefördert. So habe ich mich stets willkommen und wohl gefühlt und ich hatte nicht das Gefühl, etwas verpasst zu haben.“

So fühlt sich das digitale Onboarding an

Kristina war vorher in einem anderen Unternehmen für das Onboarding verantwortlich und schildert uns mit diesem fachlichen Blick ihre Erfahrung beim digitalen Onboarding: „Es hat unglaublich gut funktioniert, denn die Umsetzung lief perfekt! Jeder hat sich viel Zeit genommen und alles, was man von einem regulären Start-Tag erwarten würde, hatte man auch digital. Ich hatte das Gefühl, dass in diesem Onboarding Prozess allen Kolleginnen und Kollegen bewusst war, welche Dinge fehlen könnten. Daher wurden digitale Möglichkeiten geschaffen, die trotzdem einen persönlichen Austausch gewährleisten, ohne, dass es seltsam wird.“

Nele erzählt uns:

Man hat sich quasi blind beworben, ohne mal da gewesen zu sein. Dennoch wurde sowohl bei den digitalen Vorstellungsgesprächen als auch beim Onboarding-Prozess die Unternehmenskultur gut rübergebracht. Alles wurde so sehr transparent dargestellt, dass man direkt Lust bekam, im Unternehmen zu arbeiten.

(Nele, Marktplatz Management)

Nele Marktplatz Management

„Das digitale Onboarding hat so gut funktioniert, dass ich mir keinerlei Gedanken über die weitere tägliche Arbeit machen musste. So war das Mindset für das flexible Arbeiten während der Pandemie bereits gelegt“, meint Kristina, und weiter: „Ich hab einen so guten Eindruck vom Unternehmen und der Art und Weise, wie miteinander umgegangen wird, bekommen, dass es ein perfekter Start für mich war.“

Newbie-Tipps für das digitale Onboarding

Kristina und Nele haben ein paar Tipps für unsere Newbies zusammengetragen, die vor dem digitalen Onboarding stehen:

          Macht euch keine Sorgen, es ist alles perfekt organisiert!

          Seid neugierig und authentisch und lasst euch von der Kamera nicht abschrecken!

          Immer direkt nachfragen, wenn Unsicherheiten bestehen!

          Tauscht euch auch nach dem Onboarding mit anderen Newbies aus!

          Trefft euch weiterhin zum digitalen Kaffee!